Stad Izegem treedt toe tot Digitaal Archief Vlaanderen

Stad Izegem zet een belangrijke stap in het archiefbeheer door toe te treden tot Digitaal Archief Vlaanderen. “We stappen in het platform om de afgesloten overheidsinformatie op korte en lange termijn te beheren, te bewaren en te ontsluiten”, zegt schepen van Archief Kurt Himpe.

De voorbije jaren werd sterk geïnvesteerd in het historisch archief van de stad Izegem. “Maar de  digitalisering van de overheid zorgt ook voor heel wat uitdagingen in verband met het beheer, de bewaring en de ontsluiting van de digitaal gecreëerde of ontvangen informatie. De Vlaamse Regering gaf in 2018 de goedkeuring om deze uitdagingen aan te pakken door Digitaal Archief Vlaanderen als gemeenschappelijke dienstverlening voor overheden op te starten. We willen nu van deze mogelijkheid gebruik maken omdat er heel wat voordelen aan verbonden zijn. Hiervoor zullen we begeleid worden door het Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest”, verduidelijkt schepen Himpe.

Vermijden dat elektronische documenten plots niet meer raadpleegbaar zijn

“Met het elektronische depot wordt gegarandeerd dat alle digitale informatie op lange termijn leesbaar blijft. Naast de originele elektronische documenten wordt een raadpleegkopie en een preservatiekopie bewaard die regelmatig een revisie krijgt waardoor de documenten leesbaar en dus duurzaam blijven. Dat is uiteraard belangrijk omdat software na een bepaalde periode soms niet meer bruikbaar is”, aldus Himpe.“Het systeem berekent ook automatisch wanneer bepaalde documenten mogen worden vernietigd of openbaar worden. Via een publieksportaal worden deze openbare documenten dan ook voor iedereen raadpleegbaar”.